展會成功邀約專業觀眾的七大秘籍

1、弄清誰是專業觀眾

邀約之前，須弄清專業觀眾是些什么人。圍繞展會主題，分析專業觀眾的構成，是弄清“他是誰”的基本思路。分析專業觀眾構成，不能只有大概，而必須細分。

2、找到專業觀眾的來源

弄清專業觀眾的來源，既是進一步細分專業觀眾的構成，又是規劃專業觀眾信息收集工作的基礎。弄清專業觀眾在哪里，就是弄清專業觀眾所在的工作單位在哪里。

3、建立專業觀眾數據庫

以個體并具體的“人”為對象，匯集相關信息，每個專業觀眾在其姓名之后，需要羅列其性別、工作單位、職務、聯系方式等基礎信息。

4、邀約工作的通行方法

可以歸納為：依托數據庫，借助媒體宣傳、信函郵寄、活動推介、登門拜訪等。對于有經驗的展會主辦方而言，具有個性的專業觀眾邀約方法，其在內部的體現是制度化的業務流程。

5、設立邀約部門或員工

經營規模較大的展會主辦方邀約專業觀眾工作可設立專門的部門。經營規模較小的主辦方，應配專人負責邀約工作。

6、邀約工作的投入成本

包括兩個方面：一是人的成本，一是邀約成本。據統計，專業觀眾的邀約成本在展會總成本中的占比可以達到15%以上。投入水平如何，是可以觀察專業觀眾邀約工作是否受到重視。

7、分析專業觀眾參觀數據

分析展會現場登記觀眾的情況，是評估專業觀眾邀約效果的重要工作。好的分析，是基于觀眾信息的條分縷析，以及對于存在問題的剖析，并提出改進的措施建議。

南京國際智慧農業博覽會組委會專業觀眾組織部的負責人范經理介紹說，觀眾組織一直是作為專業的展會組織機構重點關注的問題。今年9月1-3日舉辦的南京國際智慧農業博覽會，為此特地成立部門推進此項工作的開展。組委會與南京市農委、農業產業化示范基地、農業產業園等多方聯手，組織大規模用戶觀展團。同時，根據參展商的需求，對目標VIP客戶進行一對一的邀約，為展商與專業觀眾制訂會見日程表，搭建溝通平臺。目前，組委會已邀請江蘇省農墾集團等單位作為專業團體觀眾參觀本屆博覽會，竭力滿足展商對專業觀眾高質量的需求，努力提升展會的品質，搭建全國有影響力的智慧農業交流與合作平臺。