為有效保護、規范、整理檔案，高唐縣農機局采取六項措施，積極做好農機購置補貼檔案整理工作，加強購機補貼檔案的規范化管理，確保補貼檔案資料完整、準確，便于社會監督。
一是檔案手續完善。補貼辦公室工作人員認真核實補貼農戶信息和機具信息，均按機具類型、分布鎮街區域等內容作了細化分類，做到一機一檔，并做到按規定格式認真填寫、資料齊全、證件相符，按順序裝訂成冊，分別建立了紙質和電子兩種檔案。
二是檔案分類準確。在檔案歸類過程中，以全縣13個鎮街為節點分批整理，結合補貼機具申請日期進行規整；以各鎮街補貼機具臺帳為索引逐一排列，使任一機具檔案都能快速查找。
三是檔案匯總齊全。按照提機驗收表檢索每臺補貼機具的檔案；嚴格查閱每份檔案的報名申請表、供貨確認表、補貼協議書和購機發票、合格證復印件，杜絕脫頁和重復，并進行分鎮、辦事處歸類；對檔案信息仔細核對、認真匹配后匯總到一起。
四是檔案整理裝訂。每一份檔案材料都認真細致地進行整理、編目、分裝。做到整齊規范、排列有序、查找方便，同時對檔案盒、檔案柜統一規格，統一樣式，統一標準，確保了每一份裝訂檔案材料整齊劃一。
五是檔案保管嚴格。根據檔案工作的要求，對檔案采取有效的防潮、防水、防污染等措施。
六是電子檔案備份到位。將省農機補貼系統中的數據導出后，按統一的格式對所有機具進行一并整理，分鎮街、分機具類型整理出兩套電子檔案文件，作為查詢依據。實現了電子檔案和紙質檔案的“無縫鏈接”。
